Pilotage de projets, programmes et portefeuilles

Le Club Management de Projets SKEMA Alumni Paris clôture son trimestre thématique sur les KPIs et les Tableaux de Bord, le jeudi 22 février à l'Espace Saint-Martin. C'est dans une ambiance conviviale mais attentive que ce sont réunis près de 40 participants pour une soirée de REX et de mise en pratique, sous l'intitulé "Tableaux de Bord et KPI, comment définir et piloter les indicateurs pertinents pour vos programmes et portefeuilles". Revivez l'événement en photos ICI !

Les participants ont pu tester deux types de table-rondes : un jeu de questions réponses, après exposé du cas de REX par Magali Cauet (SK 2014) - Consultante et formatrice en gestion de projets et conduite du changement pour le cabinet MI GSO - et un cas présenté par Fadi El Gemayel - Consultant et Formateur, PDG du cabinet Daylight Group - avec un jeu de rôle pour les participants pour construire un tableau de bord répondant au besoin du sponsor.

Un temps a ensuite été dédié aux dernières questions des participants et à la restitution des résultats des ateliers collaboratifs réalisés lors du précédent événement le 30 novembre 2017, afin de collecter les attentes des membres en termes d'animation du Club. Trois choix de thématiques avaient été shortlistées et suite aux votes, le thème du 3ème trimestre sera "Le Chef de Projet et le Change Management". Save the Date le jeudi 17 mai pour notre prochain événement ! 

Lamia Moussaoui (SK 2009) - Pilotage de Portefeuille de Projets et Digital Coach à la Direction Financière de la Société Générale - et Magali Cauet (SK 2014) - Consultante et formatrice en gestion de projets et conduite du changement pour MI GSO - toutes deux ambassadrices du Club Management de Projets SKEMA Alumni vous parlent de leur métier et du pilotage de projets, programmes et portefeuilles :

SKEMA Alumni : comment définir et piloter des indicateurs pertinents sur vos activités ?

Magali : un tableau de bord constitué d’indicateurs clefs de performance (KPIs) pertinents est un élément essentiel pour la prise de décision et le pilotage efficace d’un projet, une activité, un département, une entreprise. J’ai pu observer au travers de mes missions que les KPIs sont souvent construits sur la base des informations disponibles, et ce au risque de ne pas reporter les éléments essentiels. C’est pourtant la démarche inverse qu’il faut tenir dans la définition de KPI, il est nécessaire de se poser les bonnes questions d’abord : à qui sont destinés ces KPIs ? Pourquoi ? Quel est leur objectif ? Que doivent-ils raconter/reporter ? Pendant combien de temps ? C’est seulement une fois que la réponse à ces questions est connue que l’on peut définir les indicateurs pertinents. Ceux-ci doivent être pérennes, aussi objectifs que possibles, avec une mesure claire et partagée par tous.

Lamia : il faut avant toute chose éviter d'aller tout de suite dans la définition d'une multitude d'indicateurs. Il est primordial de bien comprendre le besoin de son client. Toujours les mêmes questions : Pour qui ? Pour quoi ? Si mon sponsor est plutôt orienté chiffres mais souhaite tout de même avoir des réponses de nature qualitative, il faudra constituer un set d'indicateurs diversifiés. Pour être pertinents, les KPIs doivent être faciles à calculer, pérennes, afin de pouvoir comparer les mêmes éléments d'une période sur l'autre; des pistes d'audit peuvent être documentés afin de s'assurer de bien reproduire la fabrication des indicateurs. Que l'on soit dans du pilotage d'activités de projets/programmes ou de production, on a toujours plusieurs reportings à fournir à différentes parties prenantes. Le mieux à faire est d'identifier les KPIs communs et d'industrialiser leur production, ce qui aidera à la cohérence de la communication d'ensemble, tout en s'adaptant au niveau de maturité et à la vision stratégique de l'organisation. Enfin, il est important d'expliquer aux contributeurs l'usage des collectes des données en remettant en perspective la comitologie et la gouvernance de l'organisation. Cela permet une meilleure adhésion au processus collectif sans réticence et agacement à fournir les informations demandées.

SKEMA Alumni : comment piloter au mieux ces indicateurs ?

Magali : la question du pilotage, de la mesure et de la remontée des KPIs est tout aussi importante que leur définition. En effet, la mesure de chaque indicateur doit être aussi objective que possible, clairement précisée et partagée pour éviter les indicateurs dits « vert pastèque : vert à l’extérieur mais rouge à l’intérieur ». Ces mesures peuvent être amenées à évoluer au fil du temps mais à chaque fois il faudra s’assurer qu’elles soient partagées et connues par tous. Dans une optique de pilotage, il est aussi important de se concentrer sur la continuité/pérennité de ces indicateurs et de leur mesure afin de donner une photo et une comparaison dans le temps la plus juste possible. Un élément souvent sous-estimé et qui me semble pourtant essentiel dans le recueil et le pilotage d’indicateurs est l’instauration d’une culture ouverte et sans blâme. En effet, un environnement de blâme où les managers n’osent pas reporter des résultats moins bons qu’espérés est la meilleure façon de recueillir des indicateurs « vert pastèque » qui donneront une vision biaisée de la situation.

Lamia : cela dépend vraiment du contexte de l'entreprise. Il existe une grande quantité d'outils de pilotage qui permettent de suivre et de piloter les indicateurs définis, de la suite éditeur intégrée au parc applicatif de l'organisation aux simples macros et TCD sur Excel, en passant par l'outil développé in-house. La présence de PMO [Project Management Officer] et de PPM [Projects Portfolio Manager] est aussi un atout pour un meilleur pilotage. Si les KPIs définis sont pérennes et ont un processus de fabrication optimisé, tout ne peut que bien se passer pour les produire. Après, il faut adapter les fréquences de collecte et de restitution en regard de la charge allouée pour respecter les délais de communication et ne pas se retrouver sous l'eau.

SKEMA Alumni : donnez-nous un exemple concret d’application sur lequel vous avez travaillé en 2017 ?

Magali : en 2017, j’ai eu l’occasion de définir le tableau de bord et indicateurs associés pour le reporting auprès du CODIR d’une entreprise automobile sur le statut et l’état d’avancement des voitures spéciales d’évènements. Les défis liés à la mise en place de ces indicateurs étaient nombreux : forte visibilité et pressions internes liées au sujet, multiplicité, véracité et hétérogénéité des informations à recueillir, etc.
Nous avons finalement mis en place un tableau de bord avec un focus sur l’aspect qualité et délais. La mise en place de ce tableau de bord et la définition des indicateurs que nous souhaitions recueillir a surtout permis d’accomplir un gros travail de simplification et clarification des processus et responsabilités permettant d’obtenir des informations de qualité en continue.

Lamia : l'outil de pilotage de mon département n'a pas pu évoluer aux nouveaux besoins de pilotage suite à une transformation organisationnelle. Avec mon équipe de PPM, nous nous sommes mis en recherche d'un nouvel outil en démarche agile et UX Design. Sur 2017, nous avons identifié un outil et cadré notre besoin. Cette étape nous a aidé à réfléchir sur nos différents reportings et besoins de restitution, la facilitation de l'expérience utilisateur du chef de projet, l'interfaçage avec les autres outils en place. Nous avons réalisé un POC [Proof of Concept] sur un groupe restreint de sujets et d'utilisateurs et nous sommes en train de préparer son déploiement sur l'intégralité du périmètre. En tant que chef de projet, je peux dire que cette expérience m'aura aidé à bien "me poser les bonnes questions". 

En attendant le prochain événement, suivez-nous sur LinkedIn ICI pour découvrir de nouveaux articles, échanger, poser vos questions et nous retrouver pour un potentiel afterwork autour d'un REX et d'une mini-session de formation au Change Management (en cours de conception).