Le Groupe Alpha, groupe de conseil et d’expertise de 900 personnes, axé sur les enjeux économiques, sociaux et environnementaux auxquels les organisations sont confrontées et en particulier, les représentants du personnel, les entreprises et les acteurs publics recrute pour son partenaire House Of Codesign.

House of Codesign est une agence conseil qui agit pour un monde plus juste, plus durable et plus solidaire. Nous avons le statut d’"Entreprise à Mission" (bit.ly/Entreprise-a-Mission) et voilà la raison d’être qui nous anime au quotidien : "Nous bousculons les modèles existants avec la vision qu’une autre entreprise est possible. Avec nos méthodes basées sur le collaboratif et mettant l’utilisateur et le collaborateur au centre, nous facilitons l’innovation et la montée en compétence pour aider les organisations à accélérer leurs transformations pour un impact social et environnemental."

Nous existons depuis 9 ans et comptons une vingtaine de collaborateurs.

Nos principaux clients sont : L'Oréal, VINCI, EIFFAGE, la CNAV, la CNAF, Paris Habitat, la Région des Pays de La Loire, Sémaphores, ....
House Of Codesign est à la fois un lieu unique, une équipe diverse, une méthode inspirée du design, et des valeurs partagées pour explorer de nouveaux horizons, relever les défis de notre temps et bâtir un futur durable.

Assistant de Gestion / Office manager (F/H)
Votre mission :
Cette offre de poste intervient dans le cadre d’un remplacement de poste.

Au quotidien, tu travailleras avec :

Laurence Caillau, la DAF (https://bit.ly/linkedin-laurenceC)
Laurence Bund, la co-fondatrice (bit.ly/linkedin-laurence)
Vu la taille de l’équipe et la diversité du poste, tu seras souvent amené(e) à interagir avec le reste des collaborateurs.
1) Gestion administrative / ADV :

Facturation (Outil : Furious Squad) : Edition et suivi facturation
Relances clients
Justification des achats (Outil : Pennylane)
Affectation des achats sur les projets
Assistanat dans les relations avec la banque, et le cabinet comptable
Traitement des courriers et emails administratifs
Suivi des dossiers administratifs (assurances, contrats fournisseurs, etc)
Organisation des déplacements des membres de l’équipe, si besoin
Administration d'espaces de travail (Google, Slack, Furious Squad, etc)
Qualiopi : En binôme avec Laurence Caillau, être garant(e) du process Qualiopi au quotidien, ainsi que durant les audits, e (Outil : Digiforma)
2) RH (18 collaborateurs, dont 9 salariés) :

Suivi des variables de paie (Outils : Furious squad / My-Silae) à transmettre à notre cabinet comptable
Gestion de la mutuelle (Outil : Alan), et de la médecine du travail (Outil : ACMS)
On/off boarding collaborateurs
Suivi des notes de frais
Planification mensuelle des séances de coaching mental des collaborateurs
Recrutement : Rédaction d’offres, et tri des candidatures
Petit plus : Etre force de proposition pour créer de la cohésion dans l’équipe
3) Office management & Location de l'espace :

On/off boarding clients (Outil : Brevo)
Gestion des plateformes de demandes de location
Location du lieu : gestion de la relation avec le client, ainsi que les demandes de devis
Accueil visiteurs, clients, et fournisseurs
Gestion du stock de consommables
Gestion des contrats liés au bureau
Gestion de la relation avec les traiteurs
4) KICKSTART ton projet : 1 à 2 fois par an, pour aider à l’organisation de l’événement https://kickstarttonprojet.com/

Gestion logistique de l'événement auprès des candidats, traiteurs, et intervenants
Subvention FSE : Collecte administrative de l'ensemble des justifi catifs et gestion de la relation avec nos partenaires
5) Assistanat de projets :

Support ponctuel pour l'animation d'ateliers

Tu justifie d'une expérience d'au moins 3 ans dans la gestion administrative et financière. Petit plus : d'une expérience ou appétence pour la gestion de projet
Tu es rigoureux.se
Tu es organisé(e)
Tu sais définir tes priorités et remonter les informations importantes
Tu es sociable et aimes travailler en équipe
Tu t’exprimes bien à l’écrit comme à l’oral
Tu es sensible à l’impact social, sociétal et environnemental


Profil du poste

Contrat : CDI, à temps plein (35h).
Localisation : 10 rue des entrepôts, à Saint-Ouen-Sur-Seine
Mutuelle (Alan) remboursée à 50%
Forfait mobilités durables ou Remboursement Navigo à hauteur de 50%
1 séance de coaching mental mensuelle
Télétravail : Non autorisé sauf exception
Environnement de travail : MacBook + Deuxième écran + Clavier + Pad + Bureau ergonomique
Rémunération : 33k€ - 36k€
Début de poste souhaité : Dès que possible
Si vous cherchez un job enrichissant dans une entreprise où chaque contribution compte, envoyez nous votre candidature !



Nous accueillons tous les talents et analysons chaque candidature avec la même attention sans distinction de genre, d'orientation sexuelle, d'âge, de culture, ou de handicap.


Contrat : CDI
Expérience : Confirmé
Localisation : Ile de France

Rémunération : Indéfinie K € /an

Date limite de candidature: 21/04/2025

Télétravail: Pas de télétravail